Saiba como delegar tarefas com facilidade

Você já lidou ou conheceu alguém que lidava com todas as responsabilidades da equipe sozinho? Por incrível que pareça, essa atitude é muito comum, mas pode prejudicar o desenvolvimento de projetos e a garantia de bons resultados, além de afetar o desempenho próprio e de seus colegas de trabalho. Ao perceber o fluxo de trabalho com uma fila de tarefas importantes que não estão recebendo a devida atenção, esse é o momento para os gestores se dedicarem ao processo de distribuir a demanda com sua equipe.

Mesmo que tenhamos o costume de manter para nós atividades que gostamos de fazer, por preferência ou importância, aos cargos de gestão cabe a necessidade de contar com seus profissionais para ajudar a executá-las. Assim, mantendo o desenvolvimento do time e garantindo uma posição de responsabilidade e confiança com eles.

Confira, neste blog, algumas instruções que podem ajudar na delegação de tarefas da sua equipe:

Treinamento de gestão

É importante aproveitar o tempo com seus colegas profissionais e realizar a transição de responsabilidades de forma eficiente. Esse treinamento faz a diferença, pois, aos poucos, a equipe cria mais senso de responsabilidade a curto prazo, assumindo possíveis erros, gera engajamento e trabalha a skill de gestão, desenvolvendo suas competências.

Antecipe as dúvidas

É impossível o não surgimento de dúvidas durante o processo, e elas virão com graus diferentes dependendo da familiaridade do profissional com a tarefas. Portanto, realizar alguns direcionamentos básicos facilitam a integração e o ideal é que sejam feitas não apenas por memórias, mas com documentos informativos, guias, checklists ou briefings da demanda. De qualquer forma, mantenha-se disponível para dúvidas posteriores e dê confiança ao novo responsável.

Clareza sobre resultados

Um bom gatilho motivacional para explicar as tarefas delegadas é falar sobre elas em termos de resultados esperados e não apenas o passo a passo de sua execução. Dessa forma, os responsáveis terão a sensação de reconhecimento por ser destinada a ele a expectativa de bons resultados em sua produção.

Desapegue do seu processo de execução

Ninguém faz uma atividade usando métodos extremamente iguais, mesmo assim, é possível alcançar os mesmos resultados. Com exceção de situações que envolvam procedimentos padrões, é muito importante dar liberdade ao profissional para realizar a demanda designada do seu jeito. Saber a importância desse passo ajuda a melhorar a autoconfiança e irá te surpreender com novos processos, até mais simples, de efetuar uma atividade. Por isso, incentive a pessoa a dar suas opiniões, ideias e mudar o que for necessário.

Dê espaço, supervisione só quando necessário

Não se apegue às desculpas que delegar tarefas demanda muito tempo de uma atividade que já poderia estar sendo finalizada. Seu esforço nesse treinamento, na verdade, irá te retribuir com um fluxo de trabalho ainda mais rápido e eficiente do que se estivesse o realizando sozinho.

A supervisão varia de acordo com a dificuldade da tarefa e entendimento de cada um sobre ela. Aos poucos, dê autonomia para o profissional designado. Durante as entregas, avalie se ele consegue tomar decisões sozinho, se a quantidade de retrabalhos tende a diminuir, considerando que haverá correções a fazer, se as dúvidas básicas ou se tornam mais complexas e se há burocracias desnecessárias no processo.

É compreensível que largar mão do monitoramento possa ser difícil, devido ao apego às tarefas, mas lembre-se que isso pode ser um empecilho e desmotivar a equipe a melhorar seu próprio desempenho.

Feedbacks são indispensáveis

Por fim, o feedback é a luz na mente dos colegas que foram atribuídas a novas demandas, garantindo o desempenho deles. Determine reuniões ao final de cada entrega, no caso de projetos a curto prazo, ou momentos importantes, no caso de ações mais longas. Dar o seu retorno a respeito da produção enquanto o profissional está imerso na demanda fornece contexto, espaço para esclarecimento de dúvidas e ele entenderá melhor as ideias que você está transmitindo.

Erika de Lima - Produção de Conteúdo Brasil Convênios