Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é uma metodologia de gestão de processos que pode ser aplicada em todas as áreas da empresa, desde os recursos humanos até a parte financeira. Ele consiste em quatro etapas, planejar, fazer, checar e agir (em inglês, plan, do, check e act) e tem como objetivo implementar melhorias contínuas.
O ciclo PDCA facilita a tomada de decisões e baseia elas em dados, o que as tornam mais certeiras. Busca o aprendizado e melhorias contínuas, padroniza processos, melhora a gestão de tempo, soluciona as falhas da empresa com mais rapidez, desenvolve a comunicação eficaz e deixa os objetivos e metas da empresa mais claros e tangíveis.
Confira como acontece as etapas:
Primeira etapa: Plan (planejar)
O primeiro passo é planejar. Devemos pensar em qual problema ou processo queremos melhorar, e quais objetivos e metas desejamos para esse projeto. Devemos levantar dados importantes e escolher qual metodologia é a mais adequada para se utilizar, além de qual vai ser a equipe e líder para o projeto. Depois que isso for definido é montado o plano de ação.
É crucial que nesse momento sejam definidos os indicadores de desempenho que serão analisados posteriormente, estes devem ser qualitativos ou quantitativos além de focar em informações relevantes para o seu objetivo.
Devemos considerar:
Levantamento de dados e fatos;
Estabelecimento de metas e objetivos;
Elaboração de processos e metodologias.
Segunda etapa: Do (fazer)
Este é o momento de colocar todo o plano traçado na etapa anterior em prática. Essa fase é considerada um teste já que é nela que observamos o que está dando certo e o que não está, e se o último for o caso, voltamos a primeira etapa, onde vamos repensar e entender como contornar o problema para então avançar para a segunda fase, esse ciclo se repete por quantas vezes forem necessárias. E quando todo o planejado for executado com sucesso, é possível passar para a próxima etapa.
Essa etapa é dividida em três partes:
Treinamento de equipes e gestores para a nova atividade;
Executar o projeto;
Apurar dados e resultados para uma futura reavaliação.
Terceira etapa: Check (checar)
Na checagem analisamos tudo o que foi feito na implementação, e comparamos os resultados com o que era esperado no plano de ação. Todas as atividades devem ser elencadas e refletidas, e é nesse momento que vamos utilizar os indicadores que foram determinados na primeira fase, e ver se eles foram atingidos ou não.
Para facilitar, é interessante que essa fase se inicie junto com o plano de ação. Já que todos os resultados e processos devem ser registrados para então serem verificados.
Comparar o que era esperado com o que foi realizado;
Identificar possíveis falhas;
Avaliar o modelo de trabalho adotado no processo;
Identificar melhorias.
Quarta etapa: Act (agir)
Depois da análise dos dados é aqui que devemos agir corretivamente para arrumar os pontos que nos desviaram dos nossos objetivos e metas, realizar ajustes e implantar melhorias, começando o ciclo PDCA novamente. Caso tudo tenha saído como planejado e as melhorias sejam efetivas, é nesse momento que o processo é firmado como o padrão para situações futuras, por isso é indispensável que tudo seja registrado desde o começo.
Por ser um ciclo, a metodologia PDCA não tem um fim determinado, pensando que sempre há algo que pode ser corrigido ou mais produtivo, sempre que um projeto acaba, outro começa, e assim por diante, dessa forma, o ciclo PDCA é um processo de melhoria contínua. E quanto mais ciclos a sua empresa fizer, mais eficientes os próximos se tornam.
Thaisa Grossmann - Produção de Conteúdo Brasil Convênios.