Como otimizar sua rotina de trabalho
A otimização da rotina de trabalho são pequenas práticas que ajudam na organização do seu dia a dia de trabalho, ela está diretamente ligada a produtividade e tem dois pilares principais, a padronização de processos e a gestão do tempo eficaz.
Essas ações podem auxiliar colaboradores que estejam com dificuldade em realizar suas tarefas, ou que estejam entregando as mesmas sem a qualidade esperada. Normalmente esse problema afeta em maior quantidade os gestores, que têm que fazer suas atividades e supervisionar a dos outros, e também os colaboradores que têm grande liberdade de horário e muitas tarefas, que podem se acumular.
Profissionais que não tem essas questões e apenas querem desenvolver suas habilidades e estabelecer uma rotina mais prática, também podem adotar algumas dessas ações, e é importante lembrar que nem todas vão funcionar para todo mundo, e que às vezes será preciso fazer ajustes ou substituições.
A otimização da rotina de trabalho traz consigo diversos benefícios, ela melhora a comunicação, diminui erros e sobrecarga individual e da equipe, aumenta a produtividade e também garante a transparência dos processos, promovendo um melhor entendimento sobre os mesmos.
Confira algumas dicas que podem otimizar sua rotina de trabalho:
Estruture o seu dia, uma boa dica é, antes de começar suas tarefas, faça uma lista de tudo o que precisa ser entregue, de acordo com a urgência de cada uma, defina horários para que sejam realizadas, e lembre-se de deixar alguns minutos vagos entre uma e outra, já que elas podem demorar mais do que o esperado;
Mapeie e padronize seus processos, tire um momento e pense em todas as atividades que são realizadas, em que ordem elas são feitas, e quais ferramentas e habilidades são necessárias para que elas aconteçam. Dessa forma ganha-se uma melhor noção sobre o trabalho em geral, assim conseguindo encontrar meios de realizá-las de forma mais prática;
Estabeleça metas e objetivos, por mais básico que possa parecer, criar metas, mesmo que pequenas, nos ajudam a visualizar o que deve ser feito para que elas sejam cumpridas;
Foque em um projeto por vez, para garantir a qualidade, é importante focar em cada atividade ao invés de tentar fazer todas ao mesmo tempo, lembre-se de sempre elencar as prioridades e se preciso peça por um prazo maior;
Automatize processos, recorrer a tecnologia para resolver questões burocráticas, salva tempo e eleva a eficiência da equipe, é importante analisar, quais tarefas simples estão demandando mais recurso do que o necessário, por exemplo, se você gasta muito tempo das reuniões direcionando as tarefas da semana, talvez seja mais prático utilizar de um checklist online;
Faça anotações das suas atividades diárias, essa prática é importante para termos uma noção melhor do que estamos fazendo e quanto tempo estamos gastando para cada atividade;
Cuide da sua vida pessoal, a produtividade e organização também são afetadas quando o colaborador não cuida de aspectos pessoais, como saúde física e mental, tirar um tempo para relaxar, fazer atividades físicas e socializar é tão importante quanto focar em metas e objetivos.
Pensando que nosso comportamento é influenciado pelo coletivo, também é importante otimizar as rotinas da sua equipe de trabalho, você pode propor:
Fazer mais reuniões, porém com uma duração menor, duas a três reuniões por semana, ajudam os colaboradores a ficar a par do que está acontecendo na empresa, e com isso diminui o tempo das mesmas. Dependendo do tamanho da equipe, trinta minutos será o suficiente para que os principais assuntos sejam abordados. Lembre-se de não alongar demais os tópicos já que isso pode atrasar as pessoas em suas atividades, o intuito de ter mais reuniões é que elas sejam eficazes e produtivas. Uma dica é realizá-las assim que começar o expediente, antes dos colaboradores darem início às suas atividades;
Delegue tarefas: delegar tarefas demonstra confiança na equipe, o que desenvolve o relacionamento geral, além disso, não sobrecarrega o gestor, o que aumenta a produtividade de todos;
Crie ambientes organizados: um ambiente de trabalho limpo e organizado oferece mais conforto a todos. É também necessário se atentar a possíveis distrações e fatores que estejam comprometendo a produtividade da equipe, às vezes, até uma troca de lugares pode ser benéfica;
Incentive a comunicação: a comunicação eficaz no ambiente de trabalho ajuda no clima organizacional e na resolução de problemas rapidamente. Você pode incentivar a comunicação ao dar feedbacks constantes e atualizando sua equipe dos acontecimentos da empresa.
Os ganhos de uma rotina de trabalho otimizada são tanto individuais quanto coletivos, e seus resultados podem ser avaliados pelo aumento de produtividade e qualidade do trabalho entregue. Para qualquer ação tomada, é necessário que antes seja feita uma análise do que precisa ser melhorado e então suas escolhas serão mais certeiras.
Thaisa Grossmann - Criação de Conteúdo Brasil Convênios.