Ferramentas essenciais para um home office de sucesso
Com o aumento do trabalho remoto, acelerado pela pandemia do novo coronavírus, empresas e colaboradores precisaram se adaptar a essa nova realidade que pode parecer fácil inicialmente. Porém, trabalhar em home office exige a mesma dedicação ao trabalho do que em um escritório tradicional, além de ser necessário manter uma comunicação constante com toda a equipe, criar processos fortes e um conjunto de boas ferramentas para garantir o sucesso do trabalho remoto.
Mas no meio de tantas opções, qual o segredo para escolher os aplicativos que serão usados no trabalho remoto?
Para responder essa questão é necessário conhecer as opções oferecidas no mercado e separar em categorias, elencando um software para suprir cada necessidade. As categorias para definir as ferramentas são: comunicação entre os colaboradores (aplicativo de bate-papo); ferramenta para videoconferências; softwares de documentação e trabalho colaborativo em nuvem; programa para gerenciar e acompanhar os projetos.
Pensando nessas categorias e em outras funcionalidades, confira algumas ferramentas para ter um home office de sucesso:
Gerenciar as tarefas: Trello
Essa ferramenta auxilia no gerenciamento de projetos, permitindo acompanhar atividades pessoais e organizar projetos profissionais de forma versátil sendo ajustada conforme as necessidades do utilizador. Dentro dos boards (quadros), onde são inseridas listas de tarefas a serem cumpridas, há os cards (cartões) onde é possível descrever as tarefas, determinar prazos e objetivos, além de poder adicionar quantos usuários quiser para efetuar determinado trabalho. Alguns dos recursos do Trello são as checklists, etiquetas coloridas, notificações para data de entrega, colocar tarefas em modo soneca, entre outros.
Realizar videoconferências: Microsof Teams
A plataforma de comunicação e colaboração online da Microsoft permite realizar chamadas de vídeos, bate-papo, compartilhamento de arquivos e ainda integrar aplicativos externos como Trello, Evernote, Asana, entre outros. Algumas das funcionalidades encontradas no Teams são a criação de salas online, agendamento de reuniões, compartilhamento de tela, gravações de reuniões instantâneas, acompanhamento de funcionários, anotações e edição colaborativa de documentos do pacote Office. Ainda na versão gratuita os usuários têm a disponibilidade de 10 GB de armazenamento de arquivos por equipe e criar videoconferências com até 250 participantes.
Gravar tutoriais: Loom
Para poder explicar de forma clara aos colaboradores como executar determinada tarefa ou processo tendo que demonstrar de forma remota, o Loom é a solução. Com as funcionalidades dessa ferramenta que permitem a gravação de tela do dispositivo e também da sua voz, é possível gravar um tutorial mostrando passo a passo como realizar determinada tarefa. Além de facilitar a vida de quem precisa passar treinamentos e atividades referentes à rotina de trabalho, ficando disponíveis os vídeos gravados para sempre que precisar ser consultado, outra vantagem dessa ferramenta é a de não precisar instalar um programa específico de gravação, visto que o Loom é usado como uma extensão do Chrome.
Transferir arquivos grandes: We Transfer
Precisa compartilhar arquivos grandes pela internet? Então, conheça o We Transfer, um serviço online de transferência de arquivos grandes. Essa ferramenta que não precisa realizar previamente um cadastro ou criar uma conta, permite enviar gratuitamente até 2 GB de arquivos apenas inserindo o e-mail do destinatário ou ainda através de um link compartilhável. Vale destacar que na versão gratuita o tempo disponível do arquivo para download é de apenas sete dias. Porém, há a opção de adquirir o plano pro onde os usuários passam a ter até 20 GB de transferência de arquivos e 1T de armazenamento. Além de também poderem determinar o tempo disponível dos arquivos para download e ter uma pasta personalizada.
Celular como ramal móvel: Leuco
O aplicativo desenvolvido pela empresa Leucotron Telecom, é um softphone que permite transformar o celular em um ramal móvel utilizando como telefone IP ou ramal PABX. Dessa forma, pode-se efetuar e receber chamadas de voz por meio do aplicativo de onde estiver. Ou seja, para os colaboradores em home office é a solução ideal para poder continuar utilizando as linhas da empresa nas ligações telefônicas usando o smartphone como ramal. Outra vantagen deste aplicativo é a de poder utilizar o Wi-Fi ou os dados, mas sem consumir os créditos do plano do celular, além de ser compatível com diferentes PABXs IP SIP do mercado. Vale destacar que o aplicativo está disponível incialmente apenas para Android.
Armazenar arquivos em nuvem: G Suite
Esse é um conjunto de produtos online oferecidos pelo Google e que disponibiliza uma série de soluções corporativas para facilitar o trabalho das organizações. Podendo ser contratada por meio de uma assinatura mensal, através do G Suite, é possível integrar todas as informações na nuvem, personalizar o e-mail, poder controlar funções administrativas avançadas, ter armazenamento ilimitado no Drive, entre outras funcionalidades. Além da possibilidade de verificar nos arquivos quais foram as modificações e os seus autores em tempo real. Porém, para aqueles que não podem adquirir o plano pago, há opções gratuitas como o Dropbox e o Google Drive, ambas com limite de armazenamento na versão gratuita.
Dentre tantas opções de ferramentas digitais disponíveis no mercado, sabemos que é até difícil elencar qual são as melhores porque cada empresa/colaborador possui um perfil e necessidades diferentes. Por isso, é importante conhecer e analisar o que cada programa oferece e assim encontrar o que possui as melhores soluções para o seu negócio e se encaixa no que se procura. Dessa forma, conseguirá potencializar a produtividade e facilitar as tarefas no home office.
Amanda Zanluca - Produção de conteúdo Brasil Convênios.