Quais são os desafios da gestão de frotas?
Sua empresa trabalha com gestão de frotas? Esse processo é responsável por centralizar todas as atividades de controle de veículos de uma empresa. Sendo assim, o gestor de frotas é quem cuida dos custos, prevenção, manutenção e garante o uso consciente de recursos financeiros para esse fim.
Essa área é fundamental para organizações que fazem uso de seus próprios veículos. Uma gestão eficiente previne toda e qualquer dificuldade relacionada a frotas da empresa, mas, como é possível tornar seus processos mais fáceis e quais são as barreiras enfrentadas pelo gerenciamento nos dias de hoje?
Neste blog, vamos entender o que é frota, os processos da gestão e solução para desafios que surgem no dia a dia de um gestor de frota. Acompanhe a leitura!
O que é frota?
Frotas consistem em conjuntos específicos de veículos ou meios de transporte sob a supervisão de um gestor. Portanto, essa definição não se limita necessariamente a grandes quantidades de veículos ou a veículos pesados, como caminhões.
Uma empresa que possui de 5 a 100 ou mais veículos, para um determinado departamento ou vários, já pode contar com a ajuda de uma gestão de frotas. Veja os tipos de frotas mais comuns:
Frotas comerciais: atende toda a empresa com serviços de entrega de produtos, transporte de funcionários, etc. Nesse caso, podem ser compostas por veículos diversos.
Frotas de entrega: é responsável apenas pela entrega de produtos pela cidade, compostas por motocicletas e outros veículos de pequeno porte.
Frotas de caminhões: usado para transportar produtos por longas distâncias, alimentos ou outros itens.
Frotas de aluguel de carros: esse sistema é mais usado em aeroportos e conta com um número considerável de carros.
Frotas de serviços públicos: servem para que serviços públicos funcionem eficientemente, como viaturas de polícia e veículos de fiscalização.
Qual a importância da gestão de frotas?
A administração da frota desempenha um papel crucial para impulsionar os projetos da empresa e manter todos os aspectos relacionados aos veículos organizados. Com a gestão, é possível prevenir acidentes e multas, economizar tempo e dinheiro, acelerar a produtividade e trazer mais eficiência para o trabalho dos funcionários.
Ao manter uma análise contínua de todas as fases dos procedimentos, tanto o gestor quanto a equipe estarão prontos para aproveitar as oportunidades e terão mais tempo para antecipar e lidar com possíveis situações de emergência.
É importante saber que a gestão de frotas não é uma ferramenta apenas aplicada no setor de logística de grandes empresas. Ou seja, companhias de todos os portes podem procurar melhorar sua produção ao administrar suas frotas, otimizando a rotina de trabalho e diminuindo despesas.
Os desafios e soluções para gestão de frotas
Se você está pesquisando sobre a ferramenta para aplicar em sua empresa, veja algumas dúvidas e dificuldades que você precisa estar atento e encontrar a melhor solução, criando uma administração de frotas eficiente e com retorno positivo na rotina de trabalho.
Acima de tudo, sua gestão de frotas precisa de uma eficiência operacional completa, para que os veículos sejam utilizados de forma eficaz, minimizando tempos ociosos e maximizando o uso de cada veículo.
Manutenção preventiva
Manter os veículos em boas condições de funcionamento requer um programa de manutenção preventiva eficaz, o que pode ser desafiador, principalmente, para empresas com grandes frotas.
Uma solução boa é utilizar sistemas de gerenciamento de manutenção de veículos (CMMS - Computerized Maintenance Management System). Esses sistemas oferecem uma variedade de ferramentas e recursos para ajudar a planejar, agendar e executar a manutenção preventiva de forma efetiva.
Ao implementar o CMMS, as empresas podem prolongar a vida útil de seus veículos, reduzir custos das manutenções e minimizar o tempo de inatividade não planejado, garantindo assim uma operação mais eficiente e confiável de sua frota.
Gestão de motoristas
A empresa deve monitorar o desempenho dos motoristas, garantir a conformidade com regulamentações de segurança e tráfego, e promover uma condução segura e eficiente.
Dito isso, a organização pode implementar sistemas de telemática e software de gestão de motoristas. Essas soluções combinam tecnologia de rastreamento veicular com recursos de monitoramento e análise do comportamento do motorista.
Adotando o método adequado, as empresas podem melhorar a segurança, a eficiência e a conformidade de suas operações de frota, reduzindo custos associados a acidentes, multas e desgaste prematuro dos veículos.
Rastreamento e monitoramento
Essa etapa pede atenção ao controle sobre a localização e o uso dos veículos, garantindo a segurança e a eficiência operacional. A capacidade de rastrear e monitorar os veículos em tempo real proporciona maior controle sobre a frota, permitindo tomar decisões mais rápidas e informadas, além de facilitar a localização de veículos em caso de emergência, como roubo, uso não autorizado e desvio da frota.
Sistemas de telemática e GPS que registram sua localização, velocidade, direção e outras informações relevantes, são algumas das ferramentas utilizadas. Esses dispositivos podem ser instalados de forma discreta no veículo e se comunicam com uma central de controle por meio de redes de comunicação sem fio.
Regulamentações e conformidade
Obviamente, as empresas devem cumprir com as regulamentações governamentais, como limites de emissões, horas de serviço dos motoristas, e padrões de segurança.
Essa etapa inclui tratar de monitoramentos regulatórios, implementação de políticas internas, treinamentos e conscientização, auditorias internas, tecnologia de suporte e, se necessário, parceria com consultores jurídicos especializados em regulamentações de transporte.
Ao implementar uma solução abrangente de gestão de conformidade, a empresa pode reduzir o risco de multas e penalidades, garantir a segurança dos motoristas e veículos, e manter uma reputação positiva perante autoridades reguladoras e clientes.
Tecnologia e inovação
Adotar e integrar novas tecnologias para otimizar a gestão da frota, como sistemas de rastreamento GPS, telemática, e gerenciamento de frota baseado em nuvem, é outra etapa que deve ter a atenção da empresa. Por tanto, ela integra uma variedade de ferramentas e recursos tecnológicos para otimizar sua operação.
Essas implementações melhoram significativamente a eficiência, a segurança e a sustentabilidade de suas operações de frota, ao mesmo tempo em que reduzem custos e mantêm uma vantagem competitiva no mercado.
Sustentabilidade
O ideal para todas as empresas é trabalhar em prol da sustentabilidade, e com frotas isso não é diferente. Uma solução eficaz envolve a adoção de práticas e tecnologias que reduzam o impacto ambiental dos veículos e operações da frota, como veículos eficientes em termos de combustível ou elétricos, otimização das rotas e manutenção, treinamento para motoristas em direção ecoeficiente, monitoramento do desempenho ambiental e frotas compartilhadas.
Implementar essas medidas reduz significativamente o impacto ambiental de suas operações de frota, contribuindo para a sustentabilidade a longo prazo e atendendo às expectativas crescentes dos clientes e da sociedade em relação à responsabilidade ambiental.
Gestão de riscos
É preciso que a empresa consiga, continuamente, identificar e mitigar riscos relacionados à segurança dos motoristas, segurança dos veículos, responsabilidade legal e questões de seguros.
A implementação de políticas, procedimentos e tecnologias citadas anteriormente ajudam a avaliar e mitigar os diversos tipos de riscos associados à operação da frota. Treinamentos, monitoramento, manutenções, todos esses aspectos são fundamentais! Ao adotar essas medidas, é possível reduzir os riscos associados à operação de suas frotas, protegendo tanto os motoristas quanto os ativos da empresa e melhorando a segurança e a eficiência das operações de transporte.
Integração de sistemas
Fazer a integração com outros sistemas, como o de gestão de manutenção (CMMS) e sistemas de gestão de armazéns (WMS), facilita a comunicação e a coordenação entre diferentes áreas da empresa, melhorando a eficiência operacional como um todo.
Essa etapa envolve a utilização de plataformas de integração de sistemas e APIs (Interfaces de Programação de Aplicativos) para conectar e sincronizar dados entre diferentes sistemas utilizados na operação da frota. Aplicar uma solução eficaz torna a obtenção de uma visão unificada para a empresa de suas operações de frota mais fácil, além de melhorar os resultados operacionais e tomada decisões mais informadas com base em dados precisos e atualizados.
Custos operacionais
Sabemos que manter uma frota pode ser caro devido aos custos de combustível, manutenção, seguro, e depreciação dos veículos. Existem diversas formas para gerenciar a frota na questão financeira, uma combinação de estratégias e práticas que visam otimizar o uso de recursos, minimizar desperdícios e reduzir despesas desnecessárias.
Antes de tudo, é importante ter uma análise e planejamento financeiro, ou seja, a empresa deve realizar uma análise detalhada dos custos operacionais da frota nos tópicos citados anteriormente e outros custos necessários. Com base nesse estudo, ela deve desenvolver um plano financeiro estratégico para gerenciar e controlar esses gastos de forma eficaz.
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Erika de Lima - Produção de Conteúdo Brasil Convênios